Entrega de fotos de evento corporativo: o guia para fotógrafos

Na entrega de fotos de evento corporativo, o cliente é a empresa, o prazo é curto e muitas vezes a entrega precisa sair no mesmo dia ou no seguinte. Congresso, convenção, premiação, lançamento, confraternização: a lógica é outra em relação ao casamento. O que funciona é combinar antes quem vai usar as fotos, mandar uma prévia rápida, organizar a galeria por momentos e facilitar para cada participante achar as próprias fotos. Entregar rápido e organizado é o que faz a empresa te chamar de novo no próximo evento.

Quem vai usar as fotos do evento?

As fotos vão para vários lugares: marketing e redes sociais da empresa, imprensa, relatório do evento, comunicação interna e os próprios participantes. Pergunte ao cliente o que ele precisa antes de começar, porque isso define a curadoria, os álbuns e o prazo. Para a parte da cobertura em si, veja como fotografar um evento corporativo.

Muitas vezes quem contrata (compras ou financeiro) não é quem vai usar as fotos (marketing ou comunicação). Peça o contato de quem vai receber a galeria e alinhe com essa pessoa. É ela quem vai reclamar se faltar a foto do diretor com o prêmio.

O que perguntar no briefing antes do evento?

• Quais fotos são obrigatórias: palestrantes, diretoria, patrocinadores, entrega de prêmios, foto oficial do grupo.
• Quem são as pessoas-chave e como reconhecê-las. Peça uma lista com foto, se possível.
• Qual o prazo da prévia e da galeria completa.
• Quem pode acessar a galeria: só a equipe de marketing, todos os participantes ou público geral.
• Com que marca a galeria sai: a sua, a da empresa ou as duas.
• Se há restrição de imagem: participantes que não podem ser fotografados, áreas sem foto, informações confidenciais em telões.
• Formato de arquivo e tamanho que o time de marketing prefere para redes e imprensa.

Esse último ponto evita retrabalho. Tem empresa que precisa de arquivo leve para postar na hora e de alta resolução para o relatório impresso. Se você souber antes, entrega os dois de uma vez.

Qual o prazo ideal e como montar a entrega em etapas?

A empresa quer postar enquanto o assunto está quente, então a janela de divulgação é curta. Uma prévia com as melhores fotos ainda no mesmo dia, e depois a galeria completa, costuma ser o que diferencia um fotógrafo do outro. Upload em massa e processamento automático economizam as horas que você não tem. Se quiser montar esse fluxo, leia sobre entrega de fotos no mesmo dia do evento.

• Durante o evento: separe no intervalo algumas fotos de abertura e palestrante principal, para o marketing postar ao vivo.
• Fim do dia: prévia com as melhores de cada momento, já editadas.
• Em 2 a 7 dias, conforme o volume: galeria completa, organizada em álbuns.
• Em eventos de vários dias, uma galeria parcial por dia funciona melhor do que esperar o fim.

Como organizar a galeria de um evento corporativo?

Separe por momentos e por tipo de uso, e não por ordem de arquivo. Quem procura uma foto específica depois agradece. Uma estrutura que funciona para a maioria dos eventos:

• Destaques: as 20 a 50 melhores, prontas para redes e imprensa.
• Palco e palestrantes, se possível um álbum por sessão ou por palestrante.
• Plateia e ambiente.
• Networking e coffee break.
• Premiação ou momento institucional.
• Estandes, patrocinadores e marca (útil para o relatório de patrocínio).

Nomear os álbuns com o nome do palestrante ou da sessão, e não "álbum 3", faz o time de marketing achar tudo sem pedir ajuda. Tem mais sobre isso em como organizar fotos de evento em álbuns.

Galeria com a marca da empresa ou com a sua?

A marca na página pode ser a sua, a da empresa cliente ou as duas. Com logo, cor e marca d'água personalizáveis, a entrega fica com cara de material oficial do evento, e agências e times de marketing dão muito valor a isso. Quando você é contratado por uma agência de eventos, o mais comum é a galeria sair com a marca da agência ou do cliente final. Combine isso no orçamento.

Como os participantes acham as próprias fotos?

Em convenções e confraternizações com centenas de pessoas, a busca por selfie resolve a distribuição. Cada participante tira uma selfie e acha as próprias fotos em segundos, e você não vira central de WhatsApp. Deixe também a navegação por álbuns aberta, para as fotos institucionais sem rosto. Tem mais sobre isso em fotos por selfie em eventos corporativos.

Se a galeria for aberta aos participantes, proteja com PIN e mande o link pelo canal oficial da empresa (e-mail do evento, aplicativo, comunicado interno). Assim o acesso fica restrito a quem estava lá.

O que mandar junto com o link da galeria?

Uma mensagem curta, pensada para ser encaminhada internamente. Diga onde estão os destaques, como os participantes acham as próprias fotos, qual é o PIN (se houver), até quando a galeria fica no ar e como a empresa deve dar o crédito nas publicações. Esse texto costuma circular de e-mail em e-mail, então escreva de um jeito que qualquer pessoa da empresa entenda sem ter falado com você. Guarde como modelo e adapte a cada evento.

Quais erros atrapalham a entrega corporativa?

• Entregar tudo numa pasta única com mil fotos sem curadoria. O marketing não tem tempo de garimpar.
• Esquecer as fotos obrigatórias, principalmente a da diretoria e a dos patrocinadores.
• Deixar na galeria fotos com slide confidencial legível ou participante em situação constrangedora.
• Mandar a prévia sem edição mínima. É a primeira impressão, e é ela que vai para o LinkedIn da empresa.
• Não avisar até quando a galeria fica no ar. Depois de meses alguém pede uma foto e o link já expirou.

No Seleta Galeria você faz upload em massa, as fotos são processadas automaticamente, e a galeria sai com busca por selfie, álbuns organizados e a marca da empresa (ou a sua) na página. Dá para criar e entregar no mesmo dia.