Quanto tempo para entregar as fotos de um evento?

O prazo para entregar as fotos de um evento vai de poucos dias (corporativo) a até 90 dias (casamento), dependendo do volume e da edição. O prazo é uma das maiores fontes de ansiedade e de reclamação na fotografia de eventos, e combinar um prazo realista e cumprir pesa tanto quanto a qualidade das fotos. Abaixo estão faixas de referência por tipo de evento, o que faz o prazo crescer ou encolher e como falar disso com o cliente.

Quais são os prazos médios por tipo de evento?

O prazo muda conforme o volume de fotos, a complexidade da edição e a temporada. As faixas abaixo são referências aproximadas do que se vê no mercado, não uma regra. O seu prazo certo é o que você consegue cumprir com folga:

• Ensaio: 1 a 3 semanas
• Festa/aniversário: 2 a 4 semanas
• Casamento: 30 a 90 dias (detalhes em quanto tempo para entregar fotos de casamento)
• Corporativo: muitas vezes 1 a 7 dias, porque as fotos vão para divulgação

Eventos esportivos, formaturas e shows costumam ter uma lógica própria. O público quer as fotos logo, muitas vezes no mesmo dia ou no dia seguinte, e a edição tende a ser mais leve. Nesses casos, o prazo curto é parte do produto.

O que faz o prazo de entrega crescer?

Saber o que pesa no prazo ajuda a prometer o número certo. Os fatores que mais mudam a conta:

• Volume: mais horas de cobertura e mais fotógrafos geram mais fotos para selecionar e editar.
• Estilo de edição: tratamento leve por lote é rápido, retoque foto a foto demora muito mais.
• Temporada: na alta, vários eventos disputam as mesmas horas de edição.
• Luz difícil: festa com luz colorida ou mista pede mais correção de cor.
• Seleção pelo cliente: prova de álbum e escolha de favoritas dependem da resposta de outra pessoa.
• Extras: álbum impresso, vídeo e produtos têm prazos próprios, que não devem travar a galeria.

Como calcular o seu próprio prazo?

Use os seus números, não os dos outros. Nos próximos eventos, anote quanto tempo gastou em cada etapa: descarregar e fazer backup, culling, edição, exportação, publicação e atendimento. Some tudo e veja em quantos dias úteis isso cabe, considerando os outros trabalhos da agenda.

Depois, acrescente uma folga para imprevistos: um computador que trava, uma semana doente, dois eventos no mesmo fim de semana. O prazo que você escreve no contrato é esse número com folga, não o melhor caso.

Por que mandar uma prévia rápida?

Seja qual for o prazo final, mandar uma prévia com 20 a 40 fotos fortes nos primeiros dias acalma o cliente e gera compartilhamento enquanto a emoção está fresca. Custa pouco e muda a percepção do seu serviço. Veja como criar um pacote de prévia.

Selecione a prévia durante o próprio culling, marcando as candidatas enquanto passa pelas fotos. Assim ela sai sem uma etapa extra. Para eventos em que a urgência é grande, dá para ir além e montar um fluxo de entrega no mesmo dia.

Como combinar o prazo no contrato?

Deixe o prazo escrito no contrato e cumpra. Prometer rápido e atrasar é pior do que combinar um prazo confortável e, se der, entregar antes. O cliente que recebe antes do combinado fica bem impressionado, e o que recebe depois lembra do atraso.

No contrato, especifique:

• O prazo da prévia e o da galeria completa, separados.
• Se o prazo conta em dias úteis ou corridos e a partir de quando (do dia seguinte ao evento, por exemplo).
• O prazo do cliente para escolher fotos, quando houver seleção para álbum.
• Por quanto tempo a galeria fica disponível depois de publicada.

O que dizer quando o cliente pergunta pelas fotos antes do prazo?

Responda com a data, não com desculpa. Uma mensagem curta resolve e mostra que o trabalho está andando:

Oi! As fotos estão em edição e a galeria completa fica pronta até o dia 15, como combinamos. Enquanto isso, a prévia continua no link que mandei. Aviso assim que publicar.

Se você já sabe que o evento vai gerar ansiedade (casamento, formatura), mande uma atualização espontânea no meio do prazo. Quem recebe notícia antes de perguntar quase não cobra.

E se você perceber que vai atrasar?

Avise antes do prazo vencer, com uma nova data concreta e o motivo em uma frase. Não espere o cliente cobrar. Se o atraso for grande, ofereça algo que compense, como liberar mais fotos da prévia enquanto termina o resto. Atraso comunicado com antecedência costuma ser bem aceito. Atraso descoberto pelo cliente vira reclamação.

Quanto tempo a galeria deve ficar no ar depois da entrega?

Tempo suficiente para o cliente e os convidados baixarem tudo com calma. O prazo de entrega é só metade da conversa. Muita gente abre a galeria no dia, olha as fotos no celular e deixa o download para depois. Se o link expira cedo demais, o cliente descobre que perdeu as fotos justo quando quer imprimir. Defina esse período no contrato, avise antes de a galeria sair do ar e ofereça renovação para quem precisar. O post sobre link de galeria que não expira discute os prós e contras de cada prazo.

O cliente pode ajudar a acelerar a entrega?

Pode, principalmente quando há seleção de fotos. Deixe claro desde o começo o que depende dele: escolher as fotos do álbum, aprovar a capa, mandar a lista de nomes para as fotos de grupo. Se o cliente demora semanas para responder, o prazo total cresce, e ele precisa saber disso. Em eventos corporativos, pergunte logo no briefing quem aprova a galeria e em quanto tempo, porque a aprovação interna costuma ser o que mais atrasa.

Como agilizar com upload e processamento em massa?

Muito do tempo de entrega vai embora na operação: subir, organizar e publicar. Uma plataforma com upload em massa e processamento automático encurta essa etapa e ajuda você a cumprir ou antecipar o prazo. Na edição, culling rápido também economiza horas.

O Seleta Galeria acelera a entrega com upload em massa e processamento automático, e mantém a galeria no ar por um prazo configurável. Assim você cumpre o combinado com folga.