Como entregar fotos de eventos: o guia geral para fotógrafos

Para entregar fotos de eventos bem, qualquer que seja o tipo, você precisa de arquivo em qualidade máxima, galeria organizada, acesso fácil para quem vai usar e a sua marca na página. Cada evento tem suas manias, mas esses princípios valem para casamento, formatura, corporativo, festa ou ensaio. O resto deste guia é o detalhe de cada um, com os erros que mais vejo colegas cometendo.

Por que entregar em qualidade máxima?

Porque é esse arquivo que o cliente vai imprimir, ampliar e guardar por anos. Entregue o JPEG final em alta resolução, sem recompressão, seja qual for o evento. Muita gente só percebe a diferença quando manda revelar um quadro e a foto sai com serrilhado ou cor estranha. Evite plataformas que comprimem as imagens sem avisar (explicamos por quê em qualidade máxima x fotos reduzidas).

Se você quer oferecer também uma versão leve para redes sociais, ótimo, mas como opção extra. O arquivo principal da entrega é o original.

Como organizar a galeria em álbuns?

Separe a galeria por momento do evento. Ninguém gosta de rolar mil fotos fora de ordem procurando a do bolo. A navegação fica mais agradável e a entrega parece mais profissional. Tem um passo a passo em como organizar as fotos em álbuns.

• Casamento: making of, cerimônia, retratos, recepção, festa.
• Formatura: colação, fotos oficiais de turma, baile.
• Corporativo: palco e palestras, networking, estandes, retratos.
• Aniversário e 15 anos: preparação, recepção, cerimonial, pista.
• Evento esportivo: largada, percurso por trecho, chegada, pódio.

Dentro de cada álbum, mantenha a ordem cronológica. Se mais de um fotógrafo trabalhou no evento, sincronize o relógio das câmeras antes de começar, senão as fotos ficam embaralhadas na hora de juntar tudo.

Como os convidados acham as próprias fotos?

Convidados, atletas e participantes querem as fotos em que aparecem, e raramente têm paciência para ver tudo. Com um link público (ou PIN, se for privado), navegação livre e busca por selfie, cada um se acha sozinho e você não vira central de distribuição de fotos por WhatsApp.

Quem já entregou um evento corporativo com trezentas pessoas sabe o que acontece sem isso: uma fila de mensagens pedindo "as minhas fotos", cada uma exigindo que alguém abra a galeria e procure um rosto. A busca por selfie tira esse trabalho de você e dá ao convidado a resposta em segundos.

Quando mandar a primeira leva de fotos?

O quanto antes, porque a empolgação é maior logo depois do evento. Uma prévia com as melhores fotos nos primeiros dias gera compartilhamento e indicação, e você finaliza a galeria completa com calma. Em evento corporativo, muitas vezes o cliente precisa de algumas fotos ainda no mesmo dia para postar ou mandar para a imprensa.

Os prazos variam muito por tipo de evento e por estrutura de edição. Como referência aproximada: festas e corporativos costumam sair em uma a duas semanas, casamentos em algumas semanas a poucos meses. Mais importante que o número é o prazo estar escrito e ser cumprido. Tem mais sobre isso em quanto tempo para entregar fotos de evento.

Por quanto tempo a galeria deve ficar no ar?

Defina um prazo de disponibilidade e como funciona a renovação, de preferência no contrato. O cliente para de ter medo de perder as fotos, e a renovação pode virar receita extra. Deixe claro também que a galeria online é para visualizar e baixar, e que o cliente deve guardar uma cópia própria dos arquivos.

Por que colocar a sua marca na galeria?

A galeria passa semanas circulando entre dezenas de pessoas. Com logo, cores e contato na página, cada compartilhamento vira vitrine para o seu próximo cliente. Um convidado que gostou das fotos do casamento da prima entra na galeria, vê seu nome e já sabe quem chamar.

Marca d'água nas fotos é outra conversa. Faz sentido quando você vende fotos avulsas e quer mostrar antes da compra. Em entrega paga, o cliente espera o arquivo limpo.

O que muda de um tipo de evento para outro?

Os princípios são os mesmos, mas quem recebe as fotos e o que essa pessoa espera muda bastante. Vale ajustar a entrega ao público de cada trabalho.

• Casamento: o casal é o cliente principal e costuma escolher as fotos do álbum impresso a partir da galeria. Uma prova de álbum organizada poupa semanas de troca de mensagens.
• Formatura: o volume de pessoas é grande e cada família quer as fotos do seu formando. A busca por selfie deixa de ser um extra e passa a ser o que torna a entrega possível.
• Corporativo: o contratante precisa de fotos rápidas para comunicação interna e imprensa, e os participantes querem o próprio retrato. Separe um álbum com as fotos mais institucionais.
• Festa infantil e 15 anos: a família compartilha muito no grupo de parentes, então PIN e instruções simples ajudam.
• Corrida e evento esportivo: link aberto, busca por selfie e, se for o seu modelo, venda de fotos avulsas.

Uma boa pergunta para fazer no briefing é: quem, além do contratante, vai querer essas fotos? A resposta define se a galeria precisa de PIN, de busca por rosto e de quantos álbuns.

O que dizer ao cliente na hora da entrega?

Mande uma mensagem curta que o cliente possa repassar sem editar. Isso evita metade das dúvidas.

• O link da galeria e o PIN, se houver.
• Como achar as próprias fotos pela selfie, em uma frase.
• Como baixar uma foto ou o álbum inteiro.
• Até quando a galeria fica disponível.
• Um lembrete para salvar os arquivos em outro lugar.

Quais erros evitar na entrega de fotos de eventos?

• Mandar pelo WhatsApp, que comprime as fotos e bagunça a ordem.
• Entregar uma pasta de nuvem com arquivos numerados e sem álbuns.
• Não definir prazo de disponibilidade e ter que resolver isso quando o cliente pede as fotos dois anos depois.
• Deixar uma galeria privada aberta a qualquer pessoa com o link.
• Sumir entre o evento e a entrega, sem nenhuma prévia ou aviso de andamento.

O Seleta Galeria junta essas peças num sistema só, para qualquer tipo de evento: download em alta resolução, álbuns, busca por selfie, galeria protegida por PIN e a sua marca na página.