Briefing com o cliente: as perguntas certas antes do evento

Chegar a um evento sem saber o que o cliente espera costuma terminar em frustração dos dois lados. O briefing com o cliente, aquela conversa de alinhamento antes do dia, serve para descobrir quais momentos e pessoas importam de verdade, como o dia vai correr e que tipo de foto ele imagina receber. Abaixo estão as perguntas que eu não deixo de fazer, a ordem em que costumo fazer e o que faço com as respostas depois.

Quando fazer o briefing e quanto tempo reservar?

O ideal é fazer o briefing entre duas e quatro semanas antes do evento, com uma confirmação rápida na semana do dia. Mais cedo do que isso, o cronograma ainda está mudando e metade das respostas perde a validade. Mais tarde, você fica sem tempo para visitar o local ou pedir alguma informação que faltou.

Para um casamento, reserve algo entre 40 minutos e uma hora de conversa. Para uma festa de aniversário ou um evento corporativo pequeno, 20 a 30 minutos resolvem. Pode ser por videochamada, presencial ou até por um formulário seguido de uma ligação curta. O formato importa menos do que ter as respostas por escrito no final.

Quais momentos não podem faltar?

Pergunte direto quais momentos e pessoas são imprescindíveis: a avó que veio de longe, a homenagem surpresa, a primeira dança. Se você perde um desses registros, não tem como refazer. Sabendo antes, você já se posiciona no lugar certo durante a cobertura. Para casamento, vale cruzar a resposta com uma lista de fotos obrigatórias.

Uma pergunta que rende muito é "quem, se não aparecer nas fotos, vai te deixar chateado?". O cliente costuma lembrar de gente que nunca mencionaria numa lista formal: o padrinho que mora fora, a tia que criou a noiva, o sócio fundador que vai se aposentar. Peça também um jeito de reconhecer essas pessoas no dia, seja uma foto, a cor da roupa ou alguém da família que possa apontar.

Que perguntas fazer sobre estilo e expectativa?

O cliente prefere fotos posadas ou espontâneas? Um visual mais clássico ou mais moderno? Se isso não for combinado, você pode entregar um trabalho tecnicamente bom que não é o que ele imaginava. Mostre referências e confirme a direção antes de fechar a conversa.

Na prática, peço que o cliente me mande três ou quatro fotos que ele gosta, de preferência do meu próprio portfólio. Isso evita o problema clássico de o casal trazer referências de um estilo que não tem nada a ver com o seu. Se trouxer, é a hora de conversar com calma sobre o que dá e o que não dá para entregar, e não no dia da entrega.

• Vocês gostam de fotos em preto e branco ou preferem tudo colorido?
• Tem alguma foto que vocês viram e querem muito repetir?
• Tem alguma coisa que vocês não querem nas fotos? (um ângulo, uma pessoa, um tipo de pose)
• Vocês ficam à vontade sendo dirigidos ou preferem que eu apenas acompanhe?
• As fotos vão ser usadas para quê? Álbum, redes sociais, quadros, divulgação da empresa?

A última pergunta é importante em evento corporativo. Se a empresa vai usar as fotos em banner horizontal ou no site, você já fotografa com espaço para texto e em orientação horizontal. Se for só para rede social, mais vertical. Essa resposta muda o jeito de enquadrar a noite inteira.

O que perguntar sobre cronograma e logística?

Anote horários, local, quem são os organizadores e como o evento vai correr. Com o cronograma na mão você chega antes de cada momento importante em vez de sair correndo atrás dele. Guarde essas informações junto com o contrato de fotografia de eventos, assim fica tudo registrado.

Os itens que não deixo de perguntar:

• Endereço exato de cada local, horário de chegada e se tem estacionamento
• Nome e telefone de quem coordena o dia (cerimonialista, produtor, alguém da família)
• Horários previstos de cerimônia, discursos, bolo, entrada de convidados especiais
• Regras do local: pode usar flash na igreja? Tem restrição de circulação no altar?
• Se vai ter outro fotógrafo, filmagem ou drone, e quem é
• Horário em que a sua cobertura termina e o que acontece se o evento atrasar
• Onde você pode deixar equipamento e se vai ter refeição para a equipe

Parece burocrático, mas cada item dessa lista já me salvou em algum evento. O caso mais comum é o padre ou pastor que proíbe circular durante a cerimônia. Sabendo antes, você escolhe a lente certa e a posição fixa. Descobrindo na hora, você passa a cerimônia inteira no fundo da igreja com a lente errada.

Quais erros mais comuns no briefing?

O erro mais frequente é fazer o briefing de cabeça e não anotar nada. Na correria do dia, você não vai lembrar que a madrinha tem uma filha pequena que precisa sair na foto. Outros que vejo com frequência:

• Conversar só com uma pessoa do casal ou do cliente e descobrir no dia que a outra esperava coisa diferente
• Não perguntar sobre conflitos familiares (pais separados, parentes que não se falam) e montar uma foto de grupo constrangedora
• Aceitar uma lista de 80 fotos posadas sem avisar que isso consome boa parte da festa
• Não confirmar o briefing por escrito, e depois ficar a palavra de um contra a do outro

Sobre conflitos familiares: pergunte com naturalidade. Algo como "tem alguma situação na família que eu devo saber na hora de montar as fotos de grupo?" resolve. O cliente agradece, porque ninguém quer passar vergonha na frente dos convidados.

O que fazer com as respostas depois da conversa?

Transforme o briefing num documento de uma página e mande para o cliente confirmar. Eu divido em três blocos: pessoas e momentos obrigatórios, estilo e uso das fotos, cronograma e contatos. O cliente lê em dois minutos, corrige o que estiver errado e você fica com um registro claro do que foi combinado.

Na semana do evento, mande uma mensagem curta perguntando se algo mudou. Horário de cerimônia muda, local de recepção muda, uma pessoa importante deixa de ir. Essa checagem final leva cinco minutos e evita a maior parte das surpresas. Se trabalhar com segundo fotógrafo ou assistente, repasse o documento para ele também.

Como o briefing se liga à entrega?

O briefing também define como a entrega vai ser organizada. Se o cliente disse que a homenagem aos avós era o momento mais importante, vale ter um álbum só para isso na galeria. Se a empresa precisa das fotos do palestrante principal para postar no dia seguinte, você já planeja uma prévia rápida. O cliente percebe quando o que ele pediu lá atrás aparece destacado na entrega.

Depois da cobertura, a entrega fecha a experiência. O Seleta Galeria entrega as fotos organizadas por álbuns e em qualidade máxima, e o cliente encontra na galeria o que pediu no briefing. Se quiser ver como montar essa entrega, tem um passo a passo em como entregar fotos de eventos.