Planejamento anual do fotógrafo: metas e temporada

O planejamento anual do fotógrafo começa com uma meta de faturamento e passa por mapear a temporada, calcular quanto você consegue entregar e escolher ferramentas que acompanhem o volume. Quem trata a fotografia como negócio planeja o ano em vez de só reagir aos clientes que aparecem, e isso costuma se traduzir em mais faturamento e menos aperto. Não precisa de software caro: uma planilha e uma tarde de trabalho no fim do ano resolvem.

Quando fazer o planejamento do ano?

Faça no fim do ano anterior, quando a temporada de casamentos e confraternizações está acabando e você já tem os números do ano. Muita coisa do ano seguinte se decide antes de janeiro: casais fechando fotógrafo com um ano de antecedência, comissões de formatura escolhendo fornecedor, empresas planejando eventos. Se você só planejar em fevereiro, parte da agenda já foi para outros.

Reserve também uma revisão no meio do ano. É quando dá para ver se a meta está no caminho e corrigir o rumo antes da alta temporada do segundo semestre.

Como definir a meta de faturamento?

Comece pelo número: quanto você quer faturar no ano e quantos eventos isso representa com o seu ticket médio. Sem esse número, fica difícil decidir qualquer coisa. Com ele, dá para planejar captação, preço e capacidade de entrega. Se o ticket está baixo, veja como aumentar o ticket médio, e revise a gestão financeira para saber quanto realmente sobra.

• Some o que você precisa tirar por mês para viver, multiplicado por doze.
• Some os custos fixos do negócio no ano: equipamento, seguro, softwares, contador, marketing.
• Reserve uma parte para impostos e para trocar equipamento.
• Divida o total pelo seu ticket médio. O resultado é quantos eventos você precisa fechar no ano.
• Compare com quantos você fechou no ano passado. Se a diferença for grande, a meta precisa de um plano concreto, e não de esperança.

Um exemplo simples, com números ilustrativos: se você precisa faturar um certo valor e o seu ticket médio é um décimo disso, são dez eventos. Se fechou seis no ano passado, você precisa de mais quatro contratos, ou de um ticket maior nos mesmos seis. Pensar assim transforma uma meta vaga em ações de venda.

Como mapear a alta e a baixa temporada?

A fotografia de eventos tem picos previsíveis: casamentos concentrados em alguns meses, formaturas em datas específicas, confraternizações no fim do ano. Marque isso no calendário para captar clientes no momento certo e se preparar, no caixa e na operação, para os meses fracos. É também uma boa época para aplicar o reajuste anual de preços.

O padrão exato varia por região e por tipo de trabalho, então use a sua própria agenda dos últimos anos como referência. Liste, mês a mês, quantos eventos você fez e quanto faturou. Os meses fracos aparecem logo, e com eles as perguntas certas: que tipo de trabalho acontece nesse período? Ensaio, evento corporativo, festa infantil?

O que fazer nos meses de baixa temporada?

Trabalhar no negócio em vez de trabalhar para o cliente. Os meses fracos são o melhor momento para tudo que você adia na correria.

• Atualizar portfólio e site com os melhores trabalhos do ano.
• Revisar contrato, pacotes e tabela de preços.
• Fazer manutenção e limpeza de equipamento.
• Vender ensaios, que dependem menos de calendário.
• Visitar cerimonialistas e espaços de evento para criar parcerias.
• Estudar e testar técnicas novas sem a pressão de um cliente.

Quantos eventos você consegue entregar por mês?

Menos do que você consegue fotografar. Fotografar é metade do trabalho, entregar é a outra metade. Calcule quantos eventos você consegue editar e entregar bem por mês e não aceite mais do que isso na alta temporada. Atraso na entrega prejudica a sua reputação mais do que um fim de semana livre.

Para chegar a esse número, anote quanto tempo gasta em cada etapa de um evento típico: seleção, edição, exportação, entrega, álbum. Some e compare com as horas que você tem de fato na semana, descontando reuniões, mensagens e os próprios eventos. Se a conta não fecha, as saídas são terceirizar a edição, contratar assistente ou subir o preço e fazer menos eventos. Organizar a agenda com antecedência ajuda muito; veja como organizar a agenda de casamentos.

Como planejar o caixa ao longo do ano?

Separe o dinheiro que entra na alta temporada para cobrir os meses fracos. Parece óbvio, mas muito fotógrafo gasta no fim do ano o que precisaria em março. Uma regra prática é calcular o custo fixo mensal e guardar alguns meses dele numa reserva. Sinais de contrato recebidos com antecedência também ajudam, mas lembre que esse dinheiro está ligado a um serviço que você ainda vai prestar.

Planeje as compras grandes de equipamento para os meses em que o caixa está mais folgado, e nunca às vésperas da alta temporada, quando um problema com equipamento novo pode atrapalhar um evento.

Que ferramentas ajudam a crescer sem aumentar o custo fixo?

As que cobram conforme o uso. Crescer exige ferramentas que aguentem o volume sem aumentar muito o custo fixo, e mensalidade alta pesa justamente nos meses de pouco trabalho. Prefira soluções que cobram pouco na baixa temporada e proporcional na alta. Na hora de montar o orçamento do ano, liste cada assinatura que você paga e pergunte se ela se paga nos meses fracos. Muitas vezes dá para cortar uma ou duas sem prejuízo.

Quais erros mais comuns no planejamento?

• Meta sem número, do tipo "fazer mais casamentos".
• Aceitar todos os eventos da alta temporada e atrasar entregas.
• Gastar a reserva da baixa temporada em equipamento.
• Reajustar preço só depois que a agenda do ano já foi vendida.
• Não revisar o plano no meio do ano.

O Seleta Galeria cobra por créditos, sem mensalidade, e cada galeria sai com a sua marca, então o custo de entrega acompanha o seu volume de trabalho ao longo do ano.