Quanto cobrar para fotografar festa de 15 anos: pacotes e a conta do preço

Quanto cobrar para fotografar festa de 15 anos depende de três contas que você precisa fazer antes de abrir a boca para a família: quanto custa manter o seu negócio no mês, quantas horas o evento realmente consome (a festa é a menor parte) e o que entra no pacote além das fotos. Neste texto eu mostro essa conta com números de exemplo, explico como montar pacotes de só festa, festa com ensaio pré-15 e álbum, e como apresentar o orçamento para pais que, quase sempre, nunca contrataram um fotógrafo antes.

Os valores que aparecem aqui são ilustrativos. O preço de mercado muda muito entre capital e interior, entre quem está começando e quem já tem agenda cheia. Use a lógica e troque os números pelos seus.

Quanto cobrar para fotografar festa de 15 anos: por onde começar a conta?

Comece pelo custo do seu mês, e não pelo preço do concorrente. Some tudo o que você gasta para existir como fotógrafo, mesmo nos meses sem evento: parcela ou reserva para trocar equipamento, softwares de edição, plataforma de entrega, contador, celular, internet, anúncios. Depois some o pró-labore, que é o salário que você quer tirar.

Um exemplo simples. Digamos que seus custos fixos sejam R$ 2.500 por mês e você queira tirar R$ 5.000 de pró-labore. São R$ 7.500. Se você faz em média 5 trabalhos por mês, cada um precisa carregar R$ 1.500 só para fechar a conta básica. Isso antes de pagar qualquer coisa específica daquele evento.

Por cima desse piso entram os custos variáveis da festa: combustível ou Uber até o salão, estacionamento, alimentação se o buffet não servir a equipe, segundo fotógrafo, impressão de álbum. E entram os impostos. Se você é MEI, o DAS é fixo e pesa pouco; se já passou do limite e emite nota como empresa, reserve uma porcentagem do valor para isso.

Quantas horas uma festa de 15 anos consome de verdade?

Bem mais que as horas de cobertura. A família contrata 5 horas de festa e acha que está pagando 5 horas do seu tempo. Na prática, uma cobertura dessas costuma ocupar algo como três a quatro vezes isso quando você soma tudo:

• reunião ou chamada de briefing com a debutante e os pais
• deslocamento de ida e volta, mais chegada antecipada para fotografar decoração e salão vazio
• as 5 horas de festa em si
• descarregar cartões, fazer backup e a seleção das fotos
• edição (para uma festa de 5 horas, é comum passar de 1.000 cliques brutos para algumas centenas entregues)
• montar a galeria, subir as fotos e responder as mensagens da família depois da entrega

Se tudo isso somar 20 horas e o evento sair por R$ 2.000, você está ganhando R$ 100 por hora bruta, antes de descontar custos. Faça esse cálculo com o seu histórico real. Muita gente descobre que o pacote "barato" paga menos por hora do que um trabalho CLT.

Como montar os pacotes: só festa, festa com ensaio e álbum

Três pacotes resolvem a maioria dos casos. O do meio costuma ser o que mais vende, então monte-o pensando no cliente típico e use os outros dois como referência para cima e para baixo.

• Só festa: cobertura de 4 a 6 horas, fotos editadas em galeria online, download em alta resolução. É o pacote de entrada, bom para famílias com orçamento apertado ou festas menores.
• Festa + ensaio pré-15: inclui um ensaio em outro dia, normalmente em locação externa ou estúdio. Muitas famílias usam essas fotos no telão, no convite ou na decoração da festa, então o ensaio precisa estar pronto antes da data.
• Festa + ensaio + álbum: tudo do anterior mais um álbum impresso, com prova de álbum para a debutante escolher as fotos. É o pacote que mais dá trabalho depois do evento, e o preço tem que refletir isso.

Para precificar o ensaio, use a mesma conta de horas: sessão, deslocamento, edição e entrega. O texto sobre quanto cobrar por um ensaio fotográfico detalha esse cálculo. Para o álbum, some o custo do laboratório, o frete e o seu tempo de diagramação e revisão com a família. Diagramar um álbum e fazer duas ou três rodadas de ajuste leva horas que muita gente esquece de cobrar.

Uma conta de exemplo, do começo ao fim

Vamos usar o fotógrafo do exemplo acima, com piso de R$ 1.500 por trabalho. Os números abaixo são hipotéticos, só para mostrar o raciocínio.

• Só festa (5 horas): piso de R$ 1.500 + R$ 150 de deslocamento e alimentação + margem de 20% = cerca de R$ 1.980. Arredondando, R$ 2.000.
• Festa + ensaio: soma um segundo trabalho no mês. Se o ensaio isolado sairia por R$ 800, dá para oferecer o combo por algo perto de R$ 2.600, um desconto que ainda cobre as horas extras.
• Festa + ensaio + álbum: soma o custo do álbum no laboratório (digamos R$ 700 para um modelo médio), mais umas 6 horas de diagramação e ajustes. O pacote fica na faixa de R$ 3.800 a R$ 4.200.

Repare que o álbum não entra pelo preço de custo. Ele consome o seu tempo semanas depois da festa, quando você já está editando outros trabalhos. Quem vende álbum só com o repasse do laboratório está trabalhando de graça nessa parte.

Quando vale incluir um segundo fotógrafo?

Vale quando a festa tem mais de uns 150 convidados, quando há momentos simultâneos que você não consegue cobrir sozinho, ou quando a família quer muitas fotos de mesa. Em festas de 15 anos, o momento crítico costuma ser a entrada da debutante e a valsa: um fotógrafo fica de frente, o outro pega a reação dos pais e dos amigos.

Na conta, o segundo fotógrafo é custo variável. Você paga a diária dele (o valor combinado entre vocês, mais deslocamento e alimentação) e repassa com uma margem, porque também vai editar as fotos que ele fizer. Ofereça como adicional, com o preço separado, para que a família entenda de onde vem a diferença. Tem um texto sobre segundo fotógrafo pensado para casamentos, mas o raciocínio serve igual para debutantes.

O que a família de uma debutante costuma pedir

Alguns pedidos aparecem em quase todo orçamento de 15 anos. Vale já ter resposta e preço para cada um, para não improvisar na reunião:

• fotos da debutante se arrumando no salão de beleza ou em casa (isso aumenta as horas de cobertura)
• cobertura da cerimônia religiosa, se houver missa ou culto antes da festa
• fotos no telão durante a festa, usando o ensaio pré-15
• que os convidados recebam as próprias fotos depois
• entrega rápida de algumas prévias para postar no dia seguinte
• vídeo, que você pode oferecer em parceria ou deixar claro que não faz

O pedido de fotos para os convidados é comum porque a debutante quer que as amigas tenham as fotos. Numa galeria com busca por selfie, cada convidado tira uma foto do rosto e encontra as fotos em que aparece, sem a mãe da debutante precisar mandar arquivo por WhatsApp para cem pessoas. Dá para cobrar isso como parte do pacote do meio ou de cima.

Como apresentar o orçamento para a família?

Apresente por escrito, com os pacotes lado a lado e o que cada um inclui em linguagem simples. Os pais estão comparando você com outros dois ou três fotógrafos e, quase sempre, olham primeiro o valor total. Se o seu for mais alto, a explicação precisa estar no papel, não só na sua fala.

• Mostre as horas de cobertura e o horário previsto de chegada e saída.
• Diga quantas fotos editadas eles podem esperar, em faixa (por exemplo, entre 400 e 600), e o prazo de entrega.
• Explique como a entrega acontece: link de galeria online, download em alta resolução, se tem senha ou PIN para proteger as fotos de uma menor de idade.
• Separe os adicionais (segundo fotógrafo, hora extra, álbum maior) com preço fechado.
• Deixe claras as condições de pagamento: sinal para reservar a data e o restante até a data da festa, por exemplo.

O ponto da galeria protegida pesa bastante nessa conversa. A debutante tem 14 ou 15 anos, e pai nenhum gosta da ideia de fotos da filha num link aberto circulando por aí. Dizer que a galeria tem PIN e que só quem tem o código acessa costuma resolver uma objeção antes que ela apareça. Para mais ideias sobre a estrutura do documento, veja como fazer um orçamento de fotografia.

Erros comuns ao precificar festa de 15 anos

• Copiar o preço do fotógrafo mais barato da cidade sem saber quanto custa o seu mês.
• Esquecer a hora extra no contrato. Festa de 15 anos atrasa, e sem valor combinado você acaba ficando de graça.
• Incluir o ensaio pré-15 sem data limite. Se a família adia o ensaio para depois da festa, as fotos não servem mais para o telão e você perde o encaixe na agenda.
• Dar desconto no álbum em vez de no pacote. O álbum é onde está o seu tempo mais caro.

No Seleta Galeria você entrega as fotos da festa numa galeria online com a sua marca, protegida por PIN, com download em alta resolução e busca por selfie para os convidados. A prova de álbum também acontece por lá, o que tira uma etapa chata do pacote completo. Se quiser ver como é a entrega nesse tipo de evento, o texto sobre entrega de fotos de 15 anos mostra o fluxo.